Was brauche ich für meine Firma eigentlich noch? – 5 Tipps für deine Außenwirkung

Dies ist ein Gastbeitrag von Sebastian Fahrenkrog. Sebastian hat viele Jahre als Freelancer in einem Team von Entwicklern gearbeitet. Nebenbei entwickelt er eigene Apps und Dienste.  In diesem Artikel gibt Dir Sebastian 5 Tipps, was Du noch für die Außenwirkung Deiner Firma tun kannst. 

Im Laufe meiner Selbstständigkeit habe ich viele Freunde und Bekannte von mir in die Selbstständigkeit begleitet. Dabei haben meine Freunde in den unterschiedlichsten Bereichen Firmen gegründet. Es gab eine Fotografin, die mittlerweile für große Mode-Label bloggt, meinen besten Freund, der eine eigene Zeitarbeitsfirma führt oder den ehemaligen Chefentwickler eines großen Kunden, der mittlerweile gekündigt hat. Er hat seine Kündigung zugunsten der Freiberuflichkeit nicht bereut.

Wenn Du das hier liest, hast Du vielleicht schon Dein erstes Produkt entwickelt und getestet und stehst jetzt vor der Frage: Was brauche ich für meine eigene Firma eigentlich noch?

Ein guter Freund von mir stand damals vor genau dieser Frage und ich hab ihm damals eine Liste erstellt, mit verschiedenen Dingen, die es zu erledigen gab. Da er mittlerweile in seinem Bereich geschäftlich sehr erfolgreich ist, gehe ich davon aus, dass ihm einige Punkte geholfen haben.

Eine kleine „Warnung“ vorab:
Es ist wichtig zu betonen, dass diese Maßnahmen in der Regel erst wichtig werden, wenn Du Deinen Markttest schon gemacht hast.

Sich vor dem Markttest z.B. mit dem Design von Briefpapier aufzuhalten, ist in den meisten Fällen wohl nicht der schnellste Weg um ein Business zu launchen.

Neben den offensichtlichen Sachen, die nach dem erfolgreichen Markttest anstehen können, wie zum Beispiel:

• Steuerberater suchen
• Gewerbeschein beantragen
• ggf. Förderungen beantragen
• …

geht es hier um Deine Außenwirkung für potentielle Kunden und die Dinge des alltäglichen Lebens.

1. Außenwirkung

Du solltest also damit anfangen, dass man Dich im Internet findet. Wahrscheinlich hast Du durch Deinen Markttest / Minimum Viable Product schon eine eigene Homepage. Falls nicht macht es vielleicht Sinn, dass Du Dich mit WordPress beschäftigst oder Dir zum Start eine einfache Webseite mit Weebly.com erstellst, um Dein Projekt vorzustellen.

Das Internet ist voll mit nützlichen WordPress Vorlagen / Themes für Deine Firma. Wenn Du Deine Homepage mit WordPress erstellt hast und dazu ein fertiges (kommerzielles) Template benutzt hast, dann weißt Du, was ich meine. WordPress Themes sind aber nicht die einzigen nützlichen Vorlagen, die es gibt. Im Prinzip habe ich mir bei jeder neuen Aufgabe angewöhnt als erstes zu gucken, ob es nicht jemanden gibt, der schon eine Vorlage dafür erstellt hat.

Für meine Homepage habe ich z.B. ein Video Template eingesetzt. Im Prinzip ist das ein Video Grundgerüst, was man mit eigenen Bildern und Texten füllen kann. Das gibt es z.B. für Afterworks (das ist eine kommerzielle Video Software). Beim Befüllen hat mir ein Video affiner Freund geholfen. Die meisten Filmstudenten oder Medientechniker sollten dazu in der Lage sein, Euch zu helfen.

Zu einer Firma gehören aber auch Briefpapier und Visitenkarten. Dafür ist es nützlich, wenn ihr schon ein Logo habt. Dafür besorgst Du Dir am besten eine DIN-A4 Briefvorlage für Word oder Open Office und setzt Deine Daten und Dein Logo ein. Die Vorlage solltest Du als PDF abspeichern. So kannst Du später Dein digitales Briefpapier in Deine Rechnungssoftware als Hintergrund laden und Eure Rechnungen und Angebote sehen professioneller aus. Schließlich wollt ihr hier Eure Dienstleistung so hochpreisig wie möglich verkaufen.

Übrigens könnt ihr eine Menge Geld sparen, wenn ihr bei dem Grafiker eine druckfertige PDF anfordert und diese selber online bestellt. Dienstleister wie zum Beispiel Flyer Alarm bieten Dir einen Preis, den praktisch keine Druckerei vor Ort schlagen kann. Da ich selber viele Jahre für Druckereien gearbeitet habe, kann ich aus eigener Erfahrung sagen, dass viele Druckereien selber Online bestellen. Vor allem bei kleineren Auflagen für Visitenkarten oder Briefpapier.

Falls Du noch kein Logo haben solltest, brauchst Du einen Grafiker/in. Meine ersten Homepage Layouts habe ich gegen die Umsetzung der Homepage getauscht. So war es eine Win-Win Situation. Ggf. kannst Du Deine neuen WordPress Fähigkeiten auch gegen grafische Layouts tauschen. Achte darauf, dass es Grafiker gibt, die im Printbereich unterwegs sind und welche die im Internet stark sind. Ein guter Printgrafiker ist nicht unbedingt ein guter Internetgrafiker.

Günstige Logos kann man natürlich auch auf anderem Weg bekommen.

Thomas hat hier noch drei Tipps für Euch:

1) Entweder man erstellt einfach ein Schriftlogo und nutzt dafür einen zur Positionierung passenden Schriftzug – beispielsweise eine frei verfügbare Font von dafont.com.
2) Eventuell macht Outsourcen sinn? (Man kann z.B. sehr günstig Grafikdesigner über Elance oder ODesk in aller Welt finden)
3) Oder man bezieht sein Logo über eine Plattform wie 99designs oder fiverr.com

Welcher Weg einem am meisten liegt, hängt dann von persönlichen Präferenzen ab.

2. Dienstleister und Kunden

Falls Du für Deine Firma externe Hilfe brauchst bzw. Leute suchst, dann kann ich dafür zum Beispiel Xing empfehlen. Hier findest Du einen riesigen Pool an Grafikern, Programmierern und potenziellen Kunden. In der Anfangszeit hab ich 90% meiner Kunden über Xing bezogen. Im Ausland soll LinkedIn stärker vertreten sein.

Denk dran hier ggf. schon früh Kontakte zu knüpfen. Eine funktionierende Dienstleisterbeziehung muss sich erst etablieren und braucht Zeit, bis man sich aufeinander eingestimmt hat. Hier solltest du schon anfangen, auch wenn du gerade noch keinen akuten Bedarf hast. Zum Teil gebe ich auch in Phasen, wo ich weniger Aufträge habe, Teile an externe Dienstleister raus, nur um mir deren Ressourcen zu sichern, wenn es wieder Hochphasen gibt.

Xing ist auch für Recherchen praktisch. Hier könnt ihr detailliert nach Euren potenziellen Kunden suchen und schauen, was diese bei „Ich suche“ bzw. „Ich biete“ eingetragen haben.

Solltest Du gut Englisch sprechen bzw. jemanden kennen der gut Englisch spricht und keine Angst vor neuen Erfahrungen haben, dann kannst Du auch versuchen Deine Dienstleistungen im Ausland einzukaufen. Dafür bieten sich Plattformen wie Odesk oder eLance an. So könnt ihr von dem Währungsunterschieden profitieren.

Ein Kollege hat ein ganzes Kinderbuch durch Outsourcing auf die Philippinen produziert und war durchaus angetan von der Qualität. Allerdings hat das nach seinen Aussagen auch einige Versuche bzw. Zeit und Geld gekostet, bis er den richtigen Dreh raus hatte.

3. Finanzen

Solltest Du es noch nicht gemacht haben, dann schreibe Dir Deine Lebenshaltungskosten auf. Am besten in einer Excel Tabelle, die Du immer aktuell hältst. So hast Du zum einen immer Überblick über die Summe, die Du im Monat verdienen musst, zum anderen siehst Du aber auch wo Du ggf. sparen kannst. Das hilft auch Ängste abzubauen. Meistens kann man ziemlich schnell einen Punkt erreichen, an dem man seine Ausgaben decken kann. Falls Du Freelancer bist, solltest Du die Kosten trennen nach Firma und Privat. Firmenkosten kannst Du absetzen und erhältst so in der Regel die enthaltene Umsatzsteuer wieder.

In einer Excel Tabelle halte ich auch meine gerade laufenden Einnahmen fest. Damit weiß ich, wie viel ich diesen Monat noch tun muss. Das Bauchgefühl täuscht einen hier oft und allein der Tatbestand, dass man es misst, verändert oft schon das Ergebnis zum positiven.

Apropos Ängste: Du solltest am besten früh anfangen einen Notgroschen aufzubauen. Viele Entscheidungen werden einfacher für Dich, wenn Du nicht direkt beeinflusst bist, durch die Notwendigkeit, sofort Geld zu verdienen, um Deinen Lebensunterhalt decken zu können.

Zu dem sind viele Geschäfte saisonal bedingt, so dass z.B. in den Sommerferien ein Zahlungseinbruch drohen kann. Du solltest also mit Deinem Ersparten auch mal 3 Monate über die Runden kommen. Die Steuerrücklagen sind hier nicht mit gemeint und müssen extra zurückgelegt werden!

Das schönste am Geschäft ist meistens das Rechnung schreiben, nach dem man die Leistung erbracht habt. Für eure Rechnungen und Angebote solltet ihr am besten eine Rechnungssoftware nehmen. Diese hilft euch bei der Erstellung und Verwaltung euer Rechnungen.

Für die spätere Automatisierung solltest Du bei der Auswahl auf die verfügbaren Schnittstellen achten. Aus diesem Grund bevorzuge ich mittlerweile Online Rechnungsdienstleister. Diese erlauben mir die Rechnungen automatisiert zu erzeugen, den Status abzufragen oder zum Beispiel Shops anzubinden. Das alles unabhängig von einem einzelnen Rechner und mit jedem Endgerät.

Früher oder später solltest Du dich auch um das leidige Thema der Versicherungen bzw. der Absicherung kümmern. Die private Rentenversicherung und die Berufsunfähigkeitsversicherung sind aus meiner Sicht auf jeden Fall notwendig. Je nachdem in welchem Alter du deine Selbständigkeit anfängst, drängt das Thema mal mehr oder weniger. Je jünger du startest, um so weniger musst du im Monat aufbringen.
Das Thema Geld wird dir in der Selbstständigkeit auch beim Thema „Finanzierung“ begegnen.

Dem Status der Selbstständigkeit wird von Banken und Vermietern immer noch ein großes Misstrauen entgegen gebracht. Hier musst du oft mehrere Jahre Bilanzen vorweisen können und Bürgen benennen, bevor man dir Geld leiht. Falls du also mit dem Gedanken spielst eine Immobilie zu erwerben, dann solltest du hier früh vorsorgen. Mein Steuerberater schickt mir zum Beispiel monatliche Bilanzen. Diese sind oft das erste was von der Bank beim Einrichten eines Kontodispos oder einem Kredit angefragt wird.
Daher kann eine gute Beziehung zu deinem Bankberater Gold Wert sein.

Ein guter Freund von mir trifft sich einmal im Jahr mit seinem Bankberater und zeigt ihm freiwillig seine Zahlen. So baut er eine Vertrauensbeziehung auf und sichert sich Chancen auf künftige Finanzierungen.

4. Informationen

Selbstständige sollten immer gut informiert sein über Trends und Entwicklungen in eurem Geschäftsbereich. Dadurch kannst Du frühzeitig auf Marktveränderungen reagieren.
Als Freiberufler bist Du oft die Person, die neues Wissen in die Firmen der Kunden bringt. Das ist auch ein Grund, warum Firmen an Deiner Dienstleistung interessiert sind.
Um eine Vielzahl von Webseiten zu überblicken und sich auf dem Laufenden zu halten, bieten sich RSS Feeds an. Ein RSS Feed ist eine Liste von aktuellen Artikeln auf der Webseite. Die meisten Webseiten stellen diese bereit. So kannst du Dir deine eigene Nachrichten Mischung zusammenstellen.

Ich habe mittlerweile eine Sammlung von mehreren hundert Seiten, die mir über Rss Feeds Informationen aus meinem Bereich liefern. Diese helfen mir dabei meinen Kunden die aktuellsten Technologien bzw. Trends anzubieten.

5. Habt Spaß

Kennst Du den Spruch: „Selbständigkeit …. Selbst und ständig“ ? Oft hört man diesen Spruch als Anspielung auf das anstrengende Leben eines Selbstständigen. Aus meiner Sicht liegt das wie so oft im Auge des Betrachters.

Genieße Dein Leben als Selbstständiger bzw. Inhaber einer Firma. Du musst in Deiner Selbstständigkeit nicht das Leben eines Festangestellten imitieren bzw. den Tagesablauf. Arbeite wann Du willst und so lange Du willst, an den Orten die Dich inspirieren. Wenn Du mehr arbeitest, gibt es meistens auch mehr Geld. Weniger arbeiten heißt aber nicht automatisch weniger Geld.

Experimentiere mit Deinem Tagesablauf. Arbeitest Du lieber nachts oder tagsüber? Bist Du eher produktiv in einem Café oder arbeitest Du lieber in einem Co-Workingspace? Finde es heraus!

Setze Dir Grenzen! Definiere an Hand Deiner Lebenshaltungskosten minimale und auch maximale Grenzen, die Du im Monat erreichen willst. So vermeidest Du, dass Du Dich ausbrennst und Dich zu viel Arbeit erschöpft und auslaugt.

Bild: kevin dooley